企业会计档案是记录和反映自己经济业务的会计核算专业资料，具备要紧的经济意义和法律意义。企业实行会计电算化后，会计档案的内容、载体、生成、传输、保管呈现出新的特征，这需要大家不断深入研究与总结。
1、电算化会计档案的内容
１．机制会计档案。包含从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案，也包含应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。
２．机读会计档案。包含以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状况保存的会计数据，包含会计凭证、会计账簿、会计报表（包含报表格式与计算公式）等数据和会计数据库。
３．计算机系统档案。包含计算机硬件系统型号、存储空间和外部设施种类及其增减变化；计算机操作系统及互联网操作系统型号；会计电算化软件系统名字、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡与用户手册等整套文档资料。
2、机制会计档案生成的控制
１．机制会计凭证类生成的控制。会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前，第一应认真审核原始凭证的合法性、正确性；编制记账凭证时做到科目用正确，数字准确无误。审核记账员（由复核职员兼任）应在计算机屏幕上直接对系统内记账凭证一张一张进行审核，不可以等到期末用“成批审核”功能集中审核；同时，复核机制记账凭证并签章。二者同步完成后，系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿，而机制记账凭证除由制单职员、复核职员签章外，还应由记账职员及会计机构负责人或会计主管（兼任会计电算化主管）签章，收付款记账凭证还应由出纳职员及领款人签章，方可作为有效的会计档案保管。
机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生，需要连续。编号间断时，应在断号后第一张凭证上说明断号缘由，并由有关职员签章。现金、银行存款、转账凭证的分册科目大全表每本凭证打印一张，连同该本记账凭证及其所附原始凭证一块装订保管。
２．机制会计账簿类生成的控制。现金日记账天天在计算机内登账并打印输出后，由出纳职员核对现金库存，核对无误后由出纳职员、记账职员、复核职员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章，按月连续编页码并装订成册，以防账页的散失或被抽换。年终再将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。同样，银行存款日记账也应天天登账并打印输出，绝不可以等到期末集中登账和打印，其审核签章、装订、保管与现金日记账相同。除此之外，出纳职员每月月末编制银行存款余额调节表，由出纳职员及会计机构负责人或会计主管签章后，与银行对账单一块保管。
总账、其他明细账按期打印输出，连续编号，经审核后装订成册，同样应由记账职员、打印职员、装订职员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印。一般可依据企业实质状况和工作需要按月或按季、按年打印，但最迟至次年１月末应全部完成此项工作。当然，也要依据税务、审计等管理部门需要，准时打印输出有关账簿。
３．机制财务会计报告类生成的控制。企业的会计报表和部分财务剖析结果由会计电算化系统产生，但需要向有关各方提供的财务会计报告应符合《企业财务会计报告条例》的规定。企业在有必要向有关各方同时提供书面形式与电子数据的财务会计报告时，两者数据应当完全一致。除此之外，由会计电算化系统打印输出的会计资料发生缺损时，应补充打印，并同样要有关会计职员签章。
3、机读会计档案生成的控制
机读会计档案只能以电子数据状况保存，而通过会计数据备份的方法生成。依据有关规定，会计档案的载体以纸介质为主，以磁、光电等其他介质为辅，但进步方向是以便捷、靠谱而经济的磁性或光电等介质取代纸介质。《会计电算化工作规范》已经允许在征得同级财政部门赞同后，企业使用磁性介质等存储会计数据，不再按期打印输出会计账簿（总账、现金日记账和银行存款日记账除外）。而《会计档案管理方法》第１２条也规定，“拥有使用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案”。
现在，大部分会计电算化软件主要支持计算机硬盘及软盘备份。备份次数应视企业会计业务量大小而定，但每月不应少于两次。每次除在本机硬盘备份外，同时还应制作两份软盘，并用两套软盘循环。譬如，月中做一次（两份）备份，月末在记账后结账前做第二次备份时要启用一套空白软盘以提防份失败。
系统管理员与会计电算化操作员应准时制作数据备份。各种备份软盘均要标明种类、备份期间、备份时间和备份职员等有关标识，以便查找。备份软盘需要写保护、装入盘套、放进硬盒，存放在安全、防磁、防火、防潮、防高低温的场合，且至少存放在两处不一样的建筑物内。当需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时，应制作复制件，用复制件进行操作。
对用中的会计电算化软件进行修改、版本升级或计算机硬件设施更换时，为保证会计数据的连续和安全，也应事前制作软盘备份，由于会计电算化系统不只存有当期的会计数据，而且存有以前年度的历史会计数据，硬盘数据备份也保存在计算机内。系统管理员应在现场全程监督，事后还应核查确认会计数据的连续和完整。升级前的旧版本会计电算化软件系统不应删除，而应存储在计算机内。
尽管软盘在会计数据备份中广为用，但并不是最好选择。《会计电算化工作规范》中建议，“大中型企业应使用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽可能少使用软盘存储会计档案”。目前不少企业用存储量大、价格逐步下调的光盘备份会计数据，而庞大的、重点性的企业则有必要借助现代信息技术，打造基于互联网的数据备份与传输系统，达成异地实时备份，以确保会计数据不会丢失。会计数据备份有一个致命的缺点：按规定，会计资料经有关职员签章后才可存档，但在备份软盘或光盘标签上手工签章根本不可以保证会计电子数据不让人为删改，也就不可以保证会计档案的真实、健全与用该备份进行数据恢复后会计信息的正确性。因此，采取加密码的“数字签名”才是有效的解决方案。
企业负责人对本企业电算化会计档案的真实性、完整性负最后责任。会计机构负责人或会计主管对未移交本企业档案管理机构的电算化会计档案的真实性、完整性负直接责任。电算化会计档案管理作为企业一项基础工作，应由电算化会计档案管理员专人具体负责，且不可以由出纳职员兼管。其职位职责有：①按规按期限，向会计电算化系统各类有关职员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单；②负责保管存档的机制会计档案、机读会计档案和计算机系统档案；③负责会计档案的安全保密，不可以擅自借出。经会计电算化主管和企业负责人批准允许借阅、复制的会计档案应办理登记手续，并注意防止调用者越权用或改动数据；存储于磁介质的会计档案调用后归还时，应进行检查、杀毒工作。
《会计档案管理方法》需要“国内境内所有单位的会计档案不能携带出境”，但企业外部职员特别是企业角逐对手可以通过企业外联网和国际网络窃密，给企业导致很难估量的经济损失。为了应对此类威胁，可采取的手段包含：在企业内部设置防火墙；安装信息网关和安全路由器；设计授权和身份认证系统；进行信息加密；加大安全监测预警系统的实时监控等。
至于电算化会计档案的保管期限，机读会计档案应当与《会计档案管理方法》所规定的相应的机制会计档案保管期限一致。值得注意的是，依据规定，机制会计凭证类和会计账簿类档案应当保管１５年，但相应的机读会计档案即会计数据备份（特别是软盘备份）的磁介质寿命有限，因此需要按期转储数据，以防磁介质损毁而丢失会计档案，一般可每年转储一次。除此之外，计算机系统档案的保管期限是截至计算机软件或者硬件停止用或者有重大更改之后的５年。
